Mesmo quando o rendimento é isento, a empresa precisa identificar os beneficiários, comprovar a existência do lucro e informar corretamente os valores distribuídos.
Transferir dinheiro da conta da empresa para a conta do sócio pode parecer uma operação simples. Para a contabilidade e para o Fisco, porém, essa movimentação precisa ter uma origem bem definida. O valor pode representar pró-labore, reembolso de despesas, empréstimo, adiantamento ou distribuição de lucros, e cada situação recebe um tratamento diferente.
Quando a retirada corresponde a lucros ou dividendos, a empresa precisa informar a operação na EFD-Reinf. A obrigação existe inclusive nos casos em que o rendimento é isento de Imposto de Renda.
Por isso, a distribuição regular não começa na transferência bancária. Ela depende da apuração do resultado, da escrituração contábil e dos documentos que comprovem quanto foi distribuído e quem recebeu o dinheiro
Quais empresas precisam informar a distribuição de lucros
Segundo a Receita Federal, todas as empresas devem declarar os lucros e dividendos pagos a pessoas físicas ou jurídicas, independentemente do regime tributário.
A orientação alcança MEI, microempresa, empresa de pequeno porte, optantes pelo Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Portanto, estar em um regime simplificado ou distribuir um rendimento isento não elimina a obrigação.
Essa informação costuma surpreender pequenos empresários que ainda associam a EFD-Reinf apenas a empresas maiores ou a pagamentos sujeitos à retenção de impostos. Na realidade, a escrituração também recebe informações sobre rendimentos que não tiveram imposto retido.
No caso de pagamento a uma pessoa física, como o sócio da empresa, a identificação é feita pelo CPF. O valor e a data do crédito ou do pagamento também precisam corresponder aos registros contábeis e bancários.
Transferência bancária não comprova a existência do lucro
O comprovante de uma transferência mostra apenas que o dinheiro saiu de uma conta e entrou em outra. Ele não demonstra que a empresa teve lucro suficiente para realizar a distribuição.
Imagine uma empresa que faturou bem durante alguns meses e possui saldo disponível no banco. O sócio decide retirar R$ 20 mil e registra a transferência como “lucros”. Entretanto, parte daquele dinheiro pode estar reservada para impostos, fornecedores, salários ou outras despesas ainda não pagas. Ter dinheiro em caixa não significa, necessariamente, ter lucro contábil.
Para caracterizar uma distribuição regular, é preciso apurar o resultado da empresa. A contabilidade considera receitas, custos, despesas, tributos e demais movimentações do período para verificar se realmente existe lucro disponível.
Além dessa apuração, a decisão de distribuir os valores deve ser registrada em documento adequado à empresa, com a identificação dos beneficiários e das quantias destinadas a cada um. Quando existem vários sócios, a divisão também precisa respeitar o contrato social e as decisões formalizadas pela sociedade.
Pró-labore e distribuição de lucros não são a mesma coisa
Uma das confusões mais frequentes ocorre entre pró-labore e distribuição de lucros. Embora ambos possam representar dinheiro recebido pelo sócio, eles têm origens diferentes.
O pró-labore remunera o trabalho realizado pelo sócio na administração ou na operação da empresa. Sobre esse valor podem incidir contribuição previdenciária e Imposto de Renda, conforme o caso.
A distribuição de lucros, por sua vez, corresponde à divisão do resultado positivo apurado pela empresa. Ela não substitui automaticamente o pró-labore de quem trabalha regularmente no negócio.
Além dessas duas formas de retirada, outras movimentações também precisam ser identificadas corretamente:
- O adiantamento ao sócio representa um valor entregue antes de sua definição final e deve ser acompanhado pela contabilidade.
- O empréstimo exige registro da obrigação de devolução e condições documentadas.
- O reembolso devolve ao sócio uma despesa que ele pagou em nome da empresa e precisa estar acompanhado de nota fiscal, recibo ou outro comprovante.
Tratar todas essas saídas como distribuição de lucros pode criar diferenças entre a contabilidade, o extrato bancário, a EFD-Reinf e a declaração de Imposto de Renda do sócio.
Antecipação de lucros também precisa ser informada
A empresa não precisa necessariamente esperar o encerramento do ano para distribuir resultados. É possível fazer uma antecipação de lucros ao longo do exercício, desde que haja resultado suficiente para sustentá-la.
Para isso, a contabilidade pode elaborar balancetes intermediários. Esses documentos demonstram a situação da empresa até determinada data e ajudam a confirmar que o lucro já apurado permite a retirada.
Por exemplo, se os sócios pretendem antecipar parte do resultado em agosto, a empresa precisa verificar como foi seu desempenho até aquele momento. Basear a decisão apenas no saldo bancário ou no faturamento dos últimos meses pode levar à distribuição de um valor maior do que o lucro efetivamente disponível.
A orientação da Receita Federal estabelece que a antecipação também deve ser informada na EFD-Reinf quando ocorrer o crédito ou o pagamento. Para a escrituração, não importa se o valor veio do lucro do próprio período ou de uma conta de lucros acumulados: a movimentação precisa ser declarada.
Informações precisam estar de acordo em todos os registros
A distribuição de lucros na EFD-Reinf não deve ser analisada de forma isolada. As informações transmitidas precisam combinar com a escrituração contábil, a movimentação bancária e os valores posteriormente declarados pelos sócios no Imposto de Renda.
Se a empresa informa que um sócio recebeu R$ 30 mil, mas ele declara R$ 50 mil, surge uma diferença que pode chamar a atenção do Fisco. O mesmo ocorre quando a contabilidade registra uma quantia, enquanto o extrato bancário mostra várias retiradas sem identificação.
Outro cuidado envolve o período em que cada pagamento foi informado. Os lucros e dividendos isentos podem ser transmitidos dentro do prazo específico previsto para o trimestre. Como um pagamento pode aparecer em uma escrituração enviada posteriormente, a empresa deve manter um controle dos valores já declarados.
Enviar novamente a mesma distribuição em outro período não substitui a informação anterior. Os valores podem ser somados, provocando duplicidade. Por isso, é importante registrar a data da retirada, o beneficiário, o valor e o período da EFD-Reinf em que a operação foi transmitida.
Organização contábil protege a empresa e os sócios
Uma rotina organizada ajuda a evitar que retiradas diferentes sejam misturadas. Sempre que houver uma transferência ao sócio, a finalidade deve ser informada à contabilidade e acompanhada dos documentos necessários.
Também é recomendável não esperar o fechamento do ano para explicar movimentações realizadas muitos meses antes. Quanto mais cedo a contabilidade recebe as informações, mais fácil se torna classificar cada valor, elaborar balancetes e corrigir eventuais falhas.