A partir de 2027, as informações anuais hoje enviadas pela DEFIS passarão a fazer parte do PGDAS-D, concentrando em um único sistema uma parte importante das obrigações das empresas do Simples Nacional.
Empresas optantes pelo Simples Nacional terão uma mudança importante na rotina de declarações a partir de 2027. As informações socioeconômicas e fiscais que atualmente são reunidas na DEFIS passarão a ser prestadas diretamente no PGDAS-D, sistema que já é utilizado mensalmente para informar receitas e calcular os tributos do regime.
Para o empresário, isso significa uma simplificação no procedimento de envio. Em vez de transmitir uma declaração anual separada, essas informações passarão a fazer parte de um ambiente que a empresa já utiliza ao longo do ano.
A mudança, porém, não elimina a necessidade de organizar faturamento, movimentação financeira, informações dos sócios e registros contábeis. O que muda é o local em que os dados serão informados, e não a responsabilidade da empresa pela qualidade das informações apresentadas.
O que muda na DEFIS em 2027
Atualmente, o PGDAS-D e a DEFIS são utilizados em momentos diferentes. Pelo PGDAS-D, a empresa informa mensalmente suas receitas e apura o valor do DAS. Já a DEFIS reúne, uma vez por ano, informações econômicas, fiscais e societárias referentes ao período anterior.
A partir de 2027, essas informações anuais passam a ser prestadas dentro do próprio PGDAS-D, entre janeiro e março.
Por isso, dizer simplesmente que haverá o fim da DEFIS pode causar alguma confusão. A declaração deixa de existir de forma separada, mas as informações que ela reúne continuam sendo exigidas.
Uma empresa que permaneceu no Simples Nacional durante 2026, por exemplo, deverá informar em 2027 os dados referentes àquele ano. O que muda é o caminho utilizado para fazer isso.
Como fica a transição entre 2026 e 2027
As informações referentes ao ano-calendário de 2025 ainda seguem o modelo atual e são apresentadas pela DEFIS em 2026. O novo formato começa no exercício seguinte, quando os dados de 2026 passarão a ser informados pelo PGDAS-D.
Essa transição acontece em um período de outras mudanças relevantes para quem está no regime. A partir de 2027, empresas também precisarão entender como ficará o Simples Nacional com as novas regras de IBS e CBS, já que a Reforma Tributária trará novas decisões para muitos pequenos negócios.
Embora sejam assuntos diferentes, ambos mostram que 2027 exigirá mais atenção às informações utilizadas na apuração dos tributos e à forma como elas chegam à contabilidade.
Organização continua sendo necessária
A integração da DEFIS ao PGDAS-D facilita o envio, mas não resolve automaticamente eventuais diferenças nos registros da empresa.
Imagine um negócio que recebeu R$ 100 mil em sua conta bancária durante determinado mês. Desse total, R$ 75 mil vieram de vendas e R$ 25 mil de um empréstimo contratado para reforçar o caixa.
O banco mostra R$ 100 mil em entradas, mas o faturamento da empresa não foi de R$ 100 mil. O empréstimo tem outra origem e precisa estar identificado dessa forma.
Situações como essa mostram por que faturamento, extrato bancário e contabilidade não devem ser analisados isoladamente. Os números podem ser diferentes, desde que exista uma explicação clara para essa diferença.
As informações precisam fazer sentido quando analisadas em conjunto
Uma empresa pode vender hoje e receber semanas depois. Também pode receber dinheiro de um empréstimo, fazer transferências entre contas ou receber recursos dos próprios sócios.
Por isso, não se espera que faturamento e movimentação bancária tenham sempre exatamente o mesmo valor. O importante é conseguir identificar de onde veio cada entrada e por que determinado pagamento foi realizado.
Essa organização também ajuda quando diferentes informações da empresa são comparadas pelo Fisco. Quanto mais claros estiverem os registros, mais fácil será justificar diferenças que fazem parte da rotina normal do negócio.
O ideal é que essa conferência aconteça durante o ano, e não apenas quando chega o período de prestar as informações anuais. Corrigir uma movimentação enquanto ela ainda está recente costuma ser muito mais simples do que procurar comprovantes e tentar reconstruir uma operação realizada vários meses antes.
Movimentações entre sócio e empresa exigem atenção
Transferências entre a conta pessoal do empresário e a conta da empresa também merecem cuidado.
Em pequenas empresas, não é raro que o sócio coloque dinheiro no negócio para reforçar o caixa em determinado momento. Também podem ocorrer retiradas ou pagamentos feitos pela empresa ao próprio sócio.
Esses valores, porém, não devem ser registrados simplesmente como dinheiro que entrou ou saiu. Dependendo da situação, uma transferência pode corresponder a um empréstimo, aporte de capital, pró-labore, distribuição de lucros ou devolução de valores.
No caso de um empréstimo entre sócio e empresa, por exemplo, a operação precisa estar devidamente identificada para não ser confundida com receita da atividade.
Quando essas movimentações ficam registradas corretamente desde o início, a conferência anual se torna muito mais simples.
Empresas sem faturamento também precisam de acompanhamento
Uma empresa que passa algum período sem vendas não deve concluir automaticamente que pode deixar suas obrigações de lado.
Enquanto o CNPJ permanece ativo e a empresa continua enquadrada no Simples Nacional, existem declarações e informações que precisam ser acompanhadas conforme a situação do negócio. O PGDAS-D já faz parte dessa rotina mesmo quando não há receita em determinado mês, e as informações anuais também continuam exigindo atenção.
Isso é especialmente importante para empresas que ficaram temporariamente sem atividade, mas não foram formalmente encerradas. Manter o CNPJ aberto significa continuar observando as obrigações aplicáveis ao negócio, ainda que o movimento seja pequeno ou inexistente por algum período.
O que muda para a empresa no dia a dia
Para a maioria das microempresas e empresas de pequeno porte, a mudança será percebida principalmente no início do ano. Em vez de transmitir a DEFIS separadamente, as informações anuais serão prestadas dentro do PGDAS-D.
A preparação para esse momento, porém, continua acontecendo durante os meses anteriores. Notas fiscais, extratos, contratos, empréstimos, movimentações dos sócios e demais documentos precisam chegar corretamente à contabilidade para que os números da empresa possam ser conferidos.
A DEFIS no PGDAS-D em 2027 muda o procedimento, mas não muda a responsabilidade da empresa sobre aquilo que está sendo declarado. Quanto mais organizada estiver a rotina contábil e financeira, menor a chance de surgirem diferenças difíceis de explicar no começo do ano seguinte.