Empresas com 100 ou mais empregados precisam acompanhar cargos, salários e critérios de remuneração durante todo o semestre, e não apenas quando chega o momento de preencher as informações exigidas pelo governo.
Para uma empresa com muitos funcionários, mudanças na folha acontecem o tempo todo. Um colaborador é promovido, outro recebe reajuste, uma nova pessoa entra na equipe, alguém muda de função e determinados profissionais passam a receber comissões, adicionais ou outras verbas.
Cada uma dessas movimentações deixa registros.
É justamente a partir de informações acumuladas ao longo dos meses que o governo elabora o Relatório de Transparência Salarial e de Critérios Remuneratórios, criado a partir da Lei nº 14.611/2023, conhecida como Lei da Igualdade Salarial.
Por isso, tratar o relatório como uma obrigação que aparece apenas duas vezes por ano pode trazer problemas. Quando chega o momento de prestar as informações no Portal Emprega Brasil, boa parte dos dados que serão analisados já foi registrada na folha de pagamento e enviada ao eSocial.
Se houver cadastro desatualizado, cargo incorreto, alteração salarial sem documentação ou inconsistência nas verbas pagas, dificilmente será possível resolver tudo apenas durante o período de preenchimento.
Quem precisa cumprir essa obrigação
O relatório de transparência salarial é direcionado às empresas privadas com 100 ou mais empregados.
Isso significa que organizações próximas desse limite também precisam acompanhar o crescimento da equipe. Uma empresa que começa o ano com 90 funcionários, por exemplo, pode aumentar o quadro nos meses seguintes e passar a fazer parte da obrigação.
O acompanhamento se torna ainda mais importante quando a empresa possui diferentes estabelecimentos ou filiais. O enquadramento e as informações apresentadas pelo Portal Emprega Brasil precisam ser conferidos a cada período.
Em vez de descobrir apenas quando o prazo já está aberto se existe alguma pendência, o ideal é incorporar essa verificação ao calendário do departamento pessoal.
Como funciona o relatório de transparência salarial
A rotina acontece duas vezes por ano.
As empresas alcançadas pela obrigação prestam informações complementares no Portal Emprega Brasil e, posteriormente, o Ministério do Trabalho e Emprego disponibiliza o relatório elaborado a partir dos dados recebidos.
Parte dessas informações não precisa ser digitada novamente pela empresa porque vem do eSocial.
É daí que são obtidos, por exemplo, dados relacionados ao número de trabalhadores, ocupações, salários contratuais, remunerações e características utilizadas nas comparações.
No Portal Emprega Brasil, entram informações que ajudam a compreender como a empresa organiza sua política de remuneração e crescimento profissional.
Entre os pontos avaliados estão a existência de plano de cargos e salários, critérios utilizados para promoção, políticas de incentivo à contratação de mulheres e regras adotadas para acesso a cargos de chefia, gerência ou direção.
Não se trata, portanto, apenas de comparar dois salários.
O relatório também procura identificar como as oportunidades e os critérios de remuneração estão distribuídos dentro da organização.
Folha de pagamento e eSocial precisam estar alinhados
Imagine uma empresa que promoveu um analista para uma posição de coordenação há alguns meses. O salário foi alterado, mas o cadastro da função não acompanhou a mudança corretamente.
Em outro departamento, uma colaboradora começou a receber comissão, mas a verba foi cadastrada de maneira inadequada.
Separadamente, esses erros podem parecer pequenos. Quando as informações são reunidas para uma análise mais ampla, porém, acabam dificultando a leitura da realidade da empresa.
É por isso que a organização da folha de pagamento influencia diretamente a qualidade das informações utilizadas no relatório.
Salário, função, adicionais, comissões, gratificações, horas extras e alterações contratuais precisam estar corretamente registrados e enviados ao eSocial.
Quando RH, departamento pessoal e contabilidade trabalham com informações diferentes, as inconsistências começam a aparecer.
O relatório não olha somente para o salário-base
Outro ponto importante é que salário e remuneração não são exatamente a mesma coisa.
Um profissional pode ter salário contratual de R$ 5 mil e, em determinado mês, receber comissão, horas extras ou algum adicional. Outro empregado do mesmo grupo pode ter o mesmo salário-base, mas não receber essas parcelas.
Ao longo de vários meses, essa diferença interfere na remuneração total considerada nas análises.
Por isso, o tratamento correto de bônus, prêmios, gratificações e comissões também merece atenção.
Não basta escolher um nome para determinada verba na folha. O pagamento precisa estar de acordo com sua verdadeira natureza e ser registrado corretamente.
Esse cuidado ajuda a empresa não apenas no relatório de igualdade salarial, mas em toda a rotina trabalhista.
Cargos bem cadastrados fazem diferença
A forma como os cargos são organizados também interfere na compreensão dos números.
Em empresas que cresceram rapidamente, é bastante comum encontrar cadastros que foram sendo criados conforme surgiam novas necessidades. Com o tempo, aparecem analistas com responsabilidades bastante diferentes, coordenadores cadastrados em funções antigas ou funcionários que mudaram de atividade sem uma revisão completa do cadastro.
Esse tipo de situação dificulta qualquer comparação.
Não significa que todos os cargos com nomes parecidos precisam receber o mesmo salário. Experiência, responsabilidade, desempenho, tempo de empresa e outras condições podem justificar diferenças.
O importante é que a empresa saiba explicar como chegou àquela remuneração e tenha informações coerentes para demonstrar isso.
Como funciona a publicação do relatório salarial
Depois que os dados são processados, o relatório fica disponível para a empresa.
A legislação prevê sua divulgação em local de fácil acesso, como o site da organização, redes sociais ou outro meio que permita a consulta pelos trabalhadores e pelo público.
A publicação do relatório salarial não significa que os salários individuais dos funcionários ficarão expostos.
As informações são apresentadas de forma agrupada justamente para permitir a comparação entre homens e mulheres sem transformar o documento em uma lista indicando quanto cada pessoa recebe. Esse cuidado também precisa existir internamente.
Durante uma análise de remuneração, algumas pessoas da empresa podem precisar acessar dados individuais. Isso não significa que essas informações devam circular entre departamentos ou ser compartilhadas sem necessidade.
Uma diferença salarial nem sempre significa discriminação
Um dos pontos que mais geram preocupação é encontrar no relatório uma diferença de remuneração entre homens e mulheres.
Esse número merece atenção, mas precisa ser interpretado com cuidado.
Imagine que dois profissionais estejam dentro de um mesmo grupo de ocupações. Um está há dez anos na empresa, ocupa uma posição sênior e recebe comissão por resultado. Outro entrou recentemente e ainda está em uma faixa salarial inicial.
Mesmo dentro de um grupo semelhante, a remuneração poderá ser diferente.
A análise precisa considerar fatores como cargo efetivamente exercido, experiência, responsabilidade, jornada, parcelas variáveis, tempo de empresa e critérios de progressão.
A diferença passa a exigir uma investigação maior quando a empresa não consegue encontrar razões objetivas para ela ou percebe que homens e mulheres em situações equivalentes vêm recebendo tratamentos distintos.
É nesse momento que a documentação interna ganha peso.
Critérios de promoção precisam funcionar de verdade
Muitas empresas possuem um plano de cargos e salários bem apresentado no papel, mas encontram dificuldade quando precisam mostrar como ele é aplicado no dia a dia.
Se uma política diz que promoções dependem de desempenho, experiência e qualificação, esses critérios precisam aparecer nas decisões tomadas pelos gestores.
Não faz sentido exigir determinado nível de experiência de uma pessoa e ignorar o mesmo requisito em situação semelhante para outra.
O mesmo vale para reajustes salariais.
Uma empresa pode conceder aumentos por desempenho, mudança de responsabilidade, promoção ou retenção de um profissional. Não existe problema em ter salários diferentes quando existem motivos legítimos para isso.
A dificuldade surge quando ninguém consegue explicar por que as diferenças existem.
Ter critérios claros não serve apenas para atender ao relatório de transparência salarial. Também torna a gestão de pessoas mais organizada e reduz conflitos internos.
O que pode acontecer diante de uma diferença sem justificativa
Quando uma fiscalização identifica desigualdade salarial ou diferenças nos critérios remuneratórios sem justificativa adequada, a empresa pode ser chamada a apresentar medidas para corrigir a situação.
Entre as possibilidades está a elaboração de um plano de ação com medidas, metas e prazos para reduzir as diferenças encontradas.
Isso mostra por que simplesmente publicar o documento e guardar uma cópia não encerra o assunto.
Ao receber o relatório, a empresa deve analisar os dados.
Se algum indicador chamar atenção, vale verificar quais cargos estão naquele grupo, como as remunerações foram formadas, quais critérios de promoção foram utilizados e se existe documentação que sustente essas decisões.
Caso apareça uma inconsistência real, quanto antes ela for identificada, melhor.
Também é importante acompanhar as comunicações oficiais enviadas pelo Domicílio Eletrônico Trabalhista, já que notificações trabalhistas podem ser encaminhadas por esse canal.
Transparência salarial começa na rotina da empresa
Quando fevereiro ou agosto chegam, a empresa não está começando a construir seu relatório. Ela está apenas prestando informações sobre uma realidade que foi formada nos meses anteriores.
Uma promoção registrada em abril, um reajuste concedido em junho ou uma mudança de função realizada em outubro poderão aparecer nos dados analisados posteriormente. Por isso, a melhor preparação está na rotina.
Manter cargos atualizados, registrar corretamente alterações salariais, conferir a folha, acompanhar as informações enviadas ao eSocial e documentar critérios de promoção e remuneração evita que problemas antigos apareçam apenas quando o relatório já estiver pronto.
Para uma empresa com cem, duzentos ou mil funcionários, confiar apenas na memória dos gestores para explicar por que cada pessoa recebe determinado valor simplesmente não funciona. Quanto maior a equipe, maior a necessidade de processos claros.
O relatório de igualdade salarial acaba trazendo à tona exatamente essa organização.
A Philia Assessoria Contábil auxilia empresas na gestão da folha de pagamento, eSocial e demais obrigações trabalhistas, ajudando a manter os registros organizados ao longo de todo o semestre e não apenas nos períodos de entrega.