Erros na hora de emitir uma nota fiscal ainda são uma realidade, mesmo que o sistema eletrônico de emissão já tenha sido inserido nas empresas há bastante tempo. Como são muitos dados e informações, referentes à transação, que devem ser informados para que o documento seja emitido, acaba sendo corriqueiro cometer um erro aqui e outro ali. Porém, é importante destacar que emitir uma nota fiscal com erros é algo grave e pode até render multas, bem como outros tipos de penalizações junto aos órgãos reguladores.

Quais são os principais erros ao emitir a nota fiscal?

O primeiro grande erro é, certamente, o preenchimento incorreto de algum campo da nota fiscal. Vários campos precisam ser preenchidos no ato de emissão do documento para que a Secretaria de Fazenda consiga identificar a operação em questão e autorizar a emissão de nota fiscal. Qualquer dado errado resulta na rejeição e o documento não será emitido.

Outro erro relativamente comum é a confusão entre qual tipo de nota fiscal deverá ser emitida. Por isso, é de extrema importância conhecer os tipos de notas fiscais, bem como quais delas precisam ser emitidas nas operações do negócio. Os principais tipos são:

  • Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
  • Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
  • Nota Fiscal Complementar

Um erro que não pode ser cometido pela empresa é negligenciar o uso do certificado digital. O certificado digital é uma assinatura digital da empresa, ou seja, é por meio dele que o emissor da nota fiscal será identificado pela Secretaria de Fazenda. Portanto, é dessa forma que o órgão autentica a nota fiscal eletrônica, uma vez que a empresa foi devidamente identificada.

Confundir DANFE com NF-e é outra prática errada que pode gerar problemas para a empresa. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) nada mais é do que uma versão simplificada e impressa de uma nota fiscal. Ou seja, esse documento não tem nenhuma validade jurídica, sendo necessário o armazenamento da nota fiscal eletrônica em si para quaisquer fins de comprovação jurídica.

Vale ressaltar que também existem os problemas com datas na hora de emitir uma nota fiscal eletrônica. Com isso, muitas pessoas acabam fazendo confusão entre os termos data de competência e data de emissão. Enquanto a data de competência diz respeito a data na qual o serviço foi prestado ou uma venda finalizada, sendo que esse dado não pode ser alterado, a data de emissão refere-se ao dia no qual a nota fiscal será emitida.

Dicas para evitar erros nas notas fiscais

A primeira dica é investir em um sistema de automação para otimizar o processo de emissão de notas fiscais. Essa é uma forma eficiente de evitar ao máximo com que erros devido ao preenchimento manual ocorram. Com esse sistema, parte dos dados já estará preenchida, ou seja, só haverá a necessidade de informar dados adicionais.

É importante catalogar e registrar com cuidado cada item que será vendido. Muitas vezes os problemas ocorrem justamente por causa de erros gerados no registro de um determinado produto.

A empresa deve estar atenta ao certificado digital que está utilizando e analisar se ele é realmente eficiente ou está de acordo com as necessidades do negócio.

Além disso, é importante emitir uma nota fiscal sempre que uma venda for finalizada. Não importando qual seja o regime tributário da empresa esse é o procedimento correto a ser feito e também exigido em lei. Com isso, para evitar erros é sempre importante emitir a nota fiscal por cada operação efetuada.

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