O setor contábil de uma empresa é de grande importância para o controle financeiro do negócio. Ele é o responsável por todo o registro das atividades financeiras da empresa. Serve como um braço de apoio para a gestão do negócio, por meio do registro e análise de dados financeiros, além da produção de relatórios técnicos que visam mapear as condições financeiras da empresa.
Um dos tópicos mais importantes para o setor contábil é, sem sombra de dúvidas, a forma de fazer os registros dos eventos contábeis – toda e qualquer movimentação que traz consequências diretas ou indiretas para o patrimônio da empresa. As movimentações dão origem ao evento contábil, que deve ser devidamente registrado para que o balanço financeiro seja analisado em um determinado período. Alguns exemplos são vendas, compras, pagamento de salário, pagamento de aluguel do imóvel, quitação de empréstimo, entre outros.
Para entender corretamente como serão feitos os registros de eventos contábeis é preciso saber a diferença entre regime de caixa e regime de competência. Esses dois regimes são formas diferentes de realizar uma mesma atividade, cada um deles suas particularidades, cabendo ao gestor, levá-las em consideração na hora de adotar um ou outro.
Regime de Caixa
Quando a empresa opta pelo regime de caixa , fica definido que todas as movimentações que dão origem aos lançamentos contábeis deverão ser registradas no momento em que ocorrerem. Com isso, a data do registro deve ser a mesma que gerou o pagamento ou recebimento de determinada receita.
Dessa forma, uma vez que o registro sempre é feito quando entra ou sai receita do caixa, esse é o regime mais utilizado quando o objetivo é uma pura análise da saúde financeira do negócio. O principal objetivo do regime de caixa é o acompanhamento da movimentação financeira dentro da empresa. Esse regime permite um maior controle do fluxo de caixa.
Esse modelo é bastante utilizado por empresas que estão enquadradas no regime de lucro presumido, bem como micro e pequenas empresas. Como as receitas que entram em determinado período são bem controladas, e facilmente identificáveis, é mais fácil fazer a contabilidade e pagar os impostos.
Regime de Competência
O regime de competência é bem mais completo e também obrigatório para médias e grandes empresas. Como é mais detalhado, esse acaba sendo o regime perfeito para as empresas com maiores estruturas e que precisam enviar relatório fiscais para órgãos públicos e escritório de contabilidade com mais frequência.
Optando pelo regime de competência a empresa deve fazer todo o lançamento de um evento contábil no ato da emissão da nota fiscal. Ou seja, ainda que existam parcelas, débitos e receitas futuras, o lançamento deve ser feito uma única vez e de forma integral contabilizando todo o valor da transação. O mesmo aplica-se para os casos de vendas, pois, ainda que o cliente tenha feito o parcelamento, o valor integral deve ser registrado uma única vez e no ato da compra.
Como os lançamentos já são feitos no ato da transação, fica mais fácil fazer projeções e planejamentos para o futuro financeiro do negócio.
A grande diferença entre os dois regimes é a forma como as receitas serão registradas. No regime de caixa o lançamento contábil será feito sempre considerando a data que gerou essa receita. Ou seja, se houver parcelamento, as parcelas subsequentes só serão lançadas no relatório contábil quando chegar o dia do pagamento. O mesmo aplica-se para compras da empresa. No regime de competência, o registro sempre será feito uma única vez, de forma integral, e no ato de finalização da transação.
Assessoria Contábil
Escolher o regime ideal para empresa é de extrema importância para manter a boa saúde financeira do negócio. Fazer essa escolha de acordo com as necessidades do estabelecimento significa minimizar recursos, diminuir esforços e otimizar as tarefas da contabilidade. Sendo assim, dificilmente a empresa terá problemas com a prestação de contas quando o assunto é imposto.
Para fazer essa escolha é possível contar com o apoio da MLoução, que é um escritório de referência na área contábil.
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