Fechou as portas, mas não deu baixa no CNPJ? Está há meses ou anos sem emitir nota, mas o cadastro da empresa segue ativo na Receita?

Pois saiba que manter um CNPJ inativo sem formalizar o encerramento pode custar mais caro do que você imagina.

Muitos empresários acreditam que, ao deixar de movimentar a empresa, automaticamente deixam de ter obrigações com o Fisco. Mas isso é um grande engano. Mesmo sem faturamento, uma empresa que continua registrada precisa cumprir obrigações acessórias, apresentar declarações e, em alguns casos, ainda pode ser cobrada por tributos mínimos.

Neste artigo, você vai entender o que realmente acontece com uma empresa inativa, quais são os custos envolvidos, os riscos de não regularizar a situação e como resolver o problema com o apoio da contabilidade certa.

O que significa ter um CNPJ inativo?

Uma empresa é considerada inativa quando não realiza qualquer tipo de atividade operacional, financeira, patrimonial ou mesmo administrativa durante o ano-calendário. Isso inclui:

  • Não emitir nota fiscal;
  • Não pagar ou receber valores;
  • Não movimentar contas bancárias;
  • Não adquirir ou vender bens;
  • Não realizar pagamentos de funcionários, fornecedores ou tributos.

Mas atenção: estar inativo não é o mesmo que estar encerrado. O CNPJ pode estar sem operação, mas continua ativo nos registros da Receita Federal, da Junta Comercial e de outros órgãos públicos. E isso gera obrigações, mesmo sem movimentação.

Quais são os custos de manter um CNPJ inativo?

O erro mais comum entre empresários é achar que, se a empresa não vende, não precisa pagar nada. Mas manter um CNPJ parado pode gerar uma série de custos indiretos e até consequências legais. Veja alguns pontos importantes:

1. Entrega de declarações obrigatórias

Mesmo sem operação, a empresa deve entregar suas obrigações acessórias dentro dos prazos legais. No caso do Simples Nacional, por exemplo, é obrigatória a entrega da DASN-SIMEI ou DEFIS, mesmo que o faturamento tenha sido zero. Empresas no Lucro Presumido ou Real também precisam enviar ECF, ECD (se for o caso), DCTF, entre outras.

A não entrega dessas obrigações gera multas automáticas que variam conforme o porte da empresa e o tipo de declaração. Ou seja: só o atraso na burocracia já gera prejuízo.

2. Multas e pendências fiscais

Se a empresa não envia as declarações exigidas, a Receita Federal pode aplicar multas por omissão, manter o CNPJ com pendências fiscais e até impedir a emissão de certidões negativas.

Com o tempo, essas pendências se acumulam. Um CNPJ que parecia apenas “abandonado” se torna um problema jurídico e financeiro, que pode até respingar no CPF dos sócios, principalmente no caso do MEI e de microempresas com controle direto.

3. Cobrança de tributos mínimos

Dependendo do regime tributário, mesmo sem atividade, a empresa pode ser obrigada a pagar tributos fixos. Um exemplo é o ISS fixo de algumas prefeituras, que cobram o imposto mesmo de empresas sem movimentação, com base apenas na inscrição municipal.

Além disso, taxas estaduais, taxas da Junta Comercial e contribuições sindicais podem continuar sendo cobradas enquanto o CNPJ estiver ativo, mesmo que não exista faturamento.

Quais os riscos de deixar o CNPJ inativo por muito tempo?

Além do acúmulo de débitos, a empresa pode ser suspensa ou declarada inapta pela Receita Federal. Isso significa que o CNPJ passa a constar como irregular e não pode mais emitir notas fiscais, abrir conta em banco, participar de licitações ou exercer qualquer atividade formal.

Empresas inaptas também podem ter o cancelamento do CNPJ de ofício, bloqueio de inscrição estadual e municipal, impedimento de emissão de certidões e outras restrições que comprometem a retomada das atividades, caso o empresário queira reativar o negócio no futuro.

O que fazer para regularizar?

Se sua empresa está parada, mas continua ativa, o ideal é tomar uma das duas atitudes:

1. Regularizar as pendências e retomar a operação

Se há interesse em continuar com a empresa, é necessário colocar a contabilidade em dia, entregar as declarações atrasadas e negociar eventuais débitos com a Receita, Junta Comercial ou prefeitura. Isso exige a atuação de um contador para revisar toda a situação cadastral e fiscal.

2. Dar baixa no CNPJ

Se a empresa não vai mais funcionar, o mais adequado é dar baixa formalmente no CNPJ, para encerrar as obrigações legais. Esse processo envolve:

  • Atualização das declarações obrigatórias;
  • Pagamento de pendências e taxas;
  • Solicitação da baixa nos órgãos competentes (Receita Federal, Junta Comercial, Secretaria da Fazenda e prefeitura, conforme o caso).

Ao encerrar o CNPJ corretamente, o empresário se livra de cobranças futuras, protege seu CPF e evita problemas com o Fisco.

Como saber se sua empresa tem pendências?

Muitas vezes, o empresário acredita que está tudo certo porque “não tem mais movimento” ou porque “não recebeu nenhuma notificação”. Mas os sistemas da Receita não emitem alertas em tempo real. Quando o problema aparece, geralmente já existe uma dívida ativa ou uma inaptidão registrada.

O ideal é consultar com um contador de confiança a situação do CNPJ, verificar se há declarações em atraso, se o cadastro está regular e se existem débitos vinculados à empresa.

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