Não é raro que empresários, gestores financeiros ou até mesmo profissionais da área contábil se vejam em uma situação desconfortável: o imposto foi pago, o dinheiro saiu do caixa da empresa… mas depois percebe-se que o valor estava errado, o código da guia estava incorreto ou o tributo foi recolhido duas vezes. E agora?

Respira. Antes de entrar em pânico, é importante saber que esse tipo de erro tem solução — mas exige atenção, prazos e os procedimentos corretos. Mais do que isso: é possível recuperar esse dinheiro, seja por restituição de impostos, compensação tributária ou retificação de guia.

Neste artigo, você vai entender o que fazer quando um tributo é pago indevidamente e por que o suporte contábil especializado pode fazer toda a diferença para resolver a situação sem prejuízos.

Como esses erros acontecem?

Erros no recolhimento de tributos acontecem pelos mais diversos motivos. Às vezes é uma questão técnica, como a digitação errada no preenchimento do código de receita de um DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). Em outras situações, pode haver um equívoco no cálculo do imposto, falhas na apuração do faturamento, pagamento em duplicidade ou até confusão entre regimes tributários.

Em empresas do Simples Nacional, por exemplo, é comum pagar valores a maior por informações erradas no PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Já em regimes como Lucro Presumido ou Lucro Real, erros no preenchimento do DARF ou DCTF podem levar ao recolhimento de tributos indevidos que afetam diretamente o caixa da empresa.

Primeira coisa: identifique o erro com precisão

O primeiro passo é entender exatamente o que foi feito de forma incorreta. O erro está no valor? No código do tributo? O imposto foi pago em duplicidade? A data estava errada? Essas informações são fundamentais para decidir qual o caminho mais adequado: retificar, compensar ou solicitar restituição.

Um levantamento detalhado, com a ajuda de um contador, vai garantir que o problema seja documentado corretamente, com todas as provas necessárias — como comprovantes de pagamento, cópias de guias, relatórios contábeis e extratos da Receita Federal.

O que fazer quando o DARF foi preenchido errado?

Se o erro está no código da receita ou no período de apuração, é possível fazer uma retificação de DARF. No entanto, o DARF em si não pode ser alterado após o pagamento. O que se faz, nesse caso, é um processo junto à Receita Federal, informando o erro e solicitando a regularização da destinação daquele valor pago.

O procedimento pode envolver o envio de um pedido eletrônico de restituição ou compensação pelo sistema PER/DCOMP Web, acessado por meio do portal e-CAC da Receita Federal.

Pagou imposto a mais? Entenda a compensação tributária

Quando o pagamento foi feito com o código correto, mas o valor foi superior ao devido, a empresa pode optar por compensar o tributo pago indevidamente com futuros impostos da mesma natureza.

A compensação é vantajosa porque não exige desembolso imediato da Receita Federal. O valor pago a mais é abatido de tributos que a empresa venha a recolher nos meses seguintes. Para isso, é preciso entrar com um pedido de compensação também via sistema PER/DCOMP Web, detalhando o valor excedente, o motivo da diferença e a origem do crédito.

A compensação está disponível para tributos federais, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e contribuições previdenciárias.

E no Simples Nacional?

No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, o processo é diferente. A solicitação de restituição deve ser feita por meio do portal do Simples Nacional, no próprio site da Receita Federal.

O contribuinte pode pedir restituição do valor pago indevidamente ou em duplicidade a qualquer momento, mas o processo depende de análise e deferimento da Receita. Para isso, é necessário anexar todos os documentos que comprovem o pagamento e o erro — e é justamente aqui que o suporte contábil faz toda a diferença.

Existe um prazo para pedir restituição?

Sim. O prazo para solicitar a restituição de tributo pago indevidamente é de cinco anos a partir da data do pagamento. Depois desse período, o direito à devolução prescreve, e a empresa perde o valor.

Por isso, identificar erros o quanto antes e agir rapidamente é fundamental para não deixar dinheiro para trás.

Por que contar com um contador nesse processo?

Muitos empresários acreditam que erros pequenos podem ser resolvidos por conta própria — mas na prática, um processo de restituição ou compensação pode ser mais burocrático do que parece. Há regras específicas, formulários técnicos, documentos exigidos e análises criteriosas por parte da Receita Federal. Qualquer falha na documentação pode levar ao indeferimento do pedido.

Além disso, um contador experiente pode identificar outras oportunidades de compensação, revisar os últimos cinco anos e encontrar créditos que a empresa nem sabia que tinha direito.

Na Philia Assessoria Contábil, esse tipo de análise é feito com olhar estratégico, sempre com foco em recuperar valores pagos a maior e otimizar a saúde financeira da empresa. E mais: ao revisar as obrigações acessórias e cruzar dados com os recolhimentos, é possível evitar que o erro volte a acontecer no futuro.

Como a Philia pode ajudar

Com sede em Curitiba e atendimento a empresas de todo o Brasil, a Philia Assessoria Contábil é referência em soluções fiscais, contábeis e estratégicas. Ao lado de uma equipe experiente e atualizada com a legislação, sua empresa ganha segurança para lidar com os processos de restituição, compensação tributária ou retificação de tributos pagos indevidamente.

Além de resolver problemas pontuais, a Philia também oferece consultoria completa para revisar procedimentos internos, melhorar a gestão fiscal e evitar erros que possam custar caro no futuro.

Se sua empresa recolheu DARF errado, pagou imposto em duplicidade ou teve qualquer dúvida sobre tributos pagos indevidamente, fale com a Philia. Acesse o site www.philiaac.com.br e conheça nossos serviços — porque cada centavo conta, e o seu negócio merece uma contabilidade que resolve, orienta e pensa à frente.